Datenschutz macht auch vor Mieterdaten keinen Halt. Nicht erst bei der Beendigung des Mietverhältnisses oder der Beauftragung Dritter, die mit den personenbezogenen Daten der Mieter in Kontakt kommen, stellen sich dem Vermieter datenschutzrechtliche Fragen wie die der Löschpflichten oder der Weitergabe von Daten. Bereits im Rahmen der Anbahnung des Mietverhältnisses, etwa bei der Vereinbarung eines Besichtigungstermins, kommt es zur Übermittlung personenbezogener Daten. Spätestens beim Abschluss eines Mietvertrages erhält der Vermieter üblicherweise eine Vielzahl personenbezogener Daten, deren Erhebung einer Rechtsgrundlage bedarf. Eine solche kann in der Abgabe einer Einwilligungserklärung liegen, die jedoch dem Erfordernis der „echten“ Freiwilligkeit genügen muss. Die Rechtmäßigkeit des Umgangs mit den Interessentendaten hängt nach Auffassung der Aufsichtsbehörden überwiegend von der Frage ab, ob die Verarbeitung dieser Daten zur Wahrung der berechtigten Interessen des Vermieters erforderlich ist.

Abgestufter Datenschutz vor dem und zum Zeitpunkt des Vertragsschlusses

Die Aufsichtsbehörden meinen, dass es für den Vermieter für die Vereinbarung eines Termins zur Besichtigung der Wohnung lediglich erforderlich sei, den potentiellen Mieter zu identifizieren und ihn erreichen zu können. Personenbezogene Daten des Interessenten, die über den Namen, die Adresse und die Telefonnummer oder E-Mail-Adresse hinausgehen, dürften daher vom Vermieter gar nicht rechtmäßig erhoben werden. Besteht nach der Besichtigung weiter Interesse an der Wohnung, werden weitere Daten für den Vermieter wichtig. Etwa die Abfrage der Erwerbssituation und der beabsichtigten Nutzung ist dann zulässig. Anders als oft in der Praxis gehandhabt, soll erst ab dem Vorliegen konkreter Vertragsverhandlungen auch die Abfrage der Bonität als vorvertragliche Maßnahme zulässig sein. Auch sind Interessenten und Mieter bereits zum Zeitpunkt der Erhebung der Daten, das heißt grundsätzlich bereits vor, spätestens aber bei Vertragsschluss, über die Rahmenbedingungen der Datenverarbeitung zu informieren.

Einbeziehung Dritter in mietvertragliche Verpflichtungen

Werden Dritte zur Erfüllung der Vermieterpflichten eingesetzt, stellt sich die Frage nach der Notwendigkeit einer Auftragsverarbeitungsvereinbarung. Ob eine Pflicht zum Abschluss einer solchen Vereinbarung besteht, hängt maßgeblich davon ab, ob die datenschutzrechtliche Verantwortlichkeit beim Vermieter verbleibt und dieser allein die Zwecke und Mittel der Datenverarbeitung bestimmt. Klassische Fälle der Übermittlung personenbezogener Daten an den Mieter sind das Einsichtsrecht des Mieters in die Verbrauchswerte benachbarter Mieter nach der Betriebskostenabrechnung sowie die Begründung eines Mieterhöhungsverlangens mit der höheren Miete in vergleichbaren Wohnungen. Im Rahmen dieser Übermittlung ist auf eine sorgfältige Pseudonymisierung zu achten und darauf, dass eine DSGVO-konforme Information erfolgt.

Löschpflichten bei Beendigung des Mietverhältnisses

Schließlich sind die Daten des Mieters zu löschen, wenn der Verarbeitungszweck entfällt. Dies ist generell mit Beendigung des Mietverhältnisses anzunehmen. Davon ausgenommen sind solche Daten, die der Vermieter z. B. in Rechtsstreitigkeiten benötigt. Außerdem ist der Mietvertrag aus handelsrechtlichen Gründen sechs Jahre ab Ablauf des Kalenderjahres des Vertragsschlusses aufzubewahren.

Fazit

Die vorstehende Darstellung zeigt nur einen Teil der datenschutzrechtlichen Anforderungen an Vermieter auf. Sie macht deutlich, dass Vermieter gut beraten sind, sich mit dem Thema Datenschutz auseinanderzusetzen, insbesondere da Mieterrechte durch die DSGVO gestärkt wurden und Datenschutzverstöße von den Aufsichtsbehörden tendenziell rigoroser geahndet werden.

Zuerst erschienen im Niederrhein-Manager